« L’échec est le fondement de la réussite » : citation de Lao TSEU
Au précédent épisode nous avions préparé nos décors et briefé les acteurs sur le script. Il est temps de « faire péter la Red Epic ». Dans cet épisode l’équipe va tourner ses premiers rushes et sélectionner les plans qui collent.
Partie 1 (précédent)
- Définir le cadre
- Poser le cadre
Partie 2 (le présent article)
- Recenser les problèmes
- Nettoyer les problèmes
- Départager les problèmes
Partie 3 (suivant)
- Trouver des solutions
- Suivre les solutions
- Conclusion
Etape 2 : Recenser les problèmes (5 à 10 min)
Cette étape est calquée sur la « Sprint Review » et devrait vous être familière :
Vert : Ce qui a bien fonctionné et sur quoi vous voulez capitaliser.
Jaune : Ce qui a moyennement fonctionné et qu’on peut améliorer.
Rouge : Ce qui n’a absolument pas fonctionné et qu’il faut arrêter et revoir intégralement.
Je préfère à ce moment laisser une totale liberté de mouvements aux acteurs en les invitant : « prenez 5 ou 10 minutes pour noter vos idées en silence. N’influencez pas les participants, ne prêtez pas attention aux autres. Que vous colliez 5 ou 25 post-it importe peu, écrivez ce que vous pensez« . Je ne conseille pas l’approche où le facilitateur se tient au tableau et attend les idées pour les noter. Il vient, à mon sens, ajouter une barrière qui pourrait être perçue comme une rétention d’idées. De plus, il est plus simple d’inscrire une idée sur un post-it que de la donner à l’oral devant tout le monde.
En revanche il est primordial d’insister sur le fait que si une personne prend le temps d’écrire un post-it le groupe prendra le temps de le comprendre. Quand tout le monde a fini, on zappe sur M6 déco et « on maroufle Valérie ! » : on colle les post-it.
Ma récente expérience me ramène à une réalité : Il est facile de pointer les problèmes chez les autres. Alors insistez sur « Si vous dénoncez un problème, essayez de penser à ce que vous personnellement vous pourriez apporter pour le résoudre« , on évite ainsi les séances de ball-trap masquées qui seront très mal vécues et iront à contre-courant du but recherché.
Etape 3 : Nettoyer les problèmes (5 à 15 min)
Après le minage d’idées vient le raffinage ! Plusieurs participants travaillant dans leur coin impliquent logiquement des doublons d’idées : il faut les détecter et les supprimer pour y voir plus clair. Néanmoins il convient de vérifier avec l’auteur qu’il s’agit bien de la même idée sinon on préfèrera la reformuler et garder un post-it séparé. Si une personne grimace ou hésite c’est signe qu’il faut creuser et l’amener à reformuler, soyez extrêmement attentif aux comportements en tant que facilitateur : quelqu’un qui ne parvient pas à s’exprimer se ferme et le post-mortem devient une frustration.
Etape 4 : Départager les problèmes (5 à 10 min)
A ce stade, plusieurs approches s’offrent à nous. Je développe ici les approches par intelligence collective (je rappelle qu’en instaurant ce cadre assertif et en veillant à ce que chaque participant reste bien dans ces bornes-là nous avons créé un groupe non-toxique et de facto intelligent, utilisons alors cette intelligence).
Chaque participant se voit offrir une plaquette de gommettes (idéalement toutes de la même couleur pour éviter de visualiser « qui a voté quoi ») et dispose de 5 minutes pour voter en silence :
0 gommette : Ce sujet ne m’a pas touché
1 gommette : Ce sujet m’a légèrement affecté
2 gommettes : Ce sujet est un irritant majeur pour moi
Aucune limite de gommette. Si un membre de l’équipe veut s’exprimer sur tous les sujets il en a le droit, de même s’il ne veut s’exprimer que sur 3 sujets il ne doit pas se sentir obligé de coller ses gommettes.
Si la population est fortement déséquilibrée (par exemple 7 développeurs, 1 PO) il peut être intéressant de modifier le poids des votes des minorités. Il n’existe pas de règle pure et dure à ma connaissance, j’applique personnellement (dans ce cas précis) :
Nb_Gommettes_max PO = (Nb_gommettes_max x nb_participants) / 2.
Ce qui nous donne ici :
Nb_Gommettes_max PO = (2 x 7) / 2 = 7 gommettes max par sujet pour le PO
Cela pourra éviter de voir une population peser trop fortement et fermer l’exercice, mais n’est en aucun cas un pré-requis.
A ce stade, nous voyons apparaître un second niveau de lecture avec l’importance qu’accorde l’équipe aux divers sujets.
Plusieurs cerveaux au service d’une équipe
L’avis du groupe peut néanmoins différer des avis individuels, il est important de rappeler ici qu’il est névralgique d’accepter le collectif comme moteur. Nos problèmes ont tendance à nous paraître plus importants mais il est crucial à cette étape de raisonner en groupe. Tout comme dans le Design Thinking, le suivi des étapes est primordial et il faut apprendre à se refréner. On recense ici les irritants, on n’anticipe pas la phase de design des solutions : gare aux raccourcis !
Rushes tournés, départagés, on envoie tout ça en post-prod’ et au montage (Oui … Oui rassurez-vous Howard SHORE est aux manettes de la bande son). On se retrouve tous pour l’épisode 3 !