Le Burn-down n’est pas fun ? Forgez votre équipe et passez au bocal à balles !

Cet article vous présente un REx, un retour d’expérience sur une technique de serious game, un jeu collectif éducatif (et fun), une technique simple de Team building quotidien de votre équipe.

Pourquoi visualiser en jouant (sérieusement) ?

Une équipe autonome est une équipe qui sait identifier ses problèmes et agir toute seule en conséquence, y compris sur la compréhension de sa progression dans le sprint et sur l’identification des points de blocage. Le Scrum-Master met en place des métriques et facilite leur radiation, mais c’est l’équipe qui a l’information locale et donc la meilleure position pour savoir quoi changer.

Mais que faire si l’équipe peine à adopter les métriques de sa propre performance ? Il faut du Team-building, expliquer pourquoi, éduquer. Alors, mettons-nous dans la dynamique de construction, donnons-nous le courage de gravir des montagnes, pensons positif ! Nous sommes en train de construire un produit, en train de mettre en place une brique après l’autre, c’est ce que représente un… Burn-up !

C’est comme grimper à la Tour Eiffel par l’escalier : petit à petit, nous montons les étages pour obtenir une récompense et à la fin, nous avons une vue splendide 360°. Même si nous rencontrons un obstacle au milieu du parcours et que nous n’arrivons pas à accomplir nos objectifs initiaux, nous savons que quelque chose a déjà été accompli. Nous pouvons le voir et en profiter, même si c’est à un étage plus bas que prévu.

En effet, on ne fait que rappeler avec les trois piliers du Scrum, tout simplement. La transparence sur la réalité quotidienne de la performance de l’équipe. Elle nous aide à une meilleure inspection du travail en cours de réalisation au jour le jour. L’adaptation à la situation lors du Daily Stand-up Meeting n’est après qu’une conséquence pure et simple du fait d’avoir visualisé les problèmes aux yeux de tous. Alors, comment faire ?

Trois objectifs : changeons l’approche et pensons positif !

1. Matérialisons l’effort commun !

En Scrum, l’objectif du sprint est une proclamation, il est au mieux visible sur le board, mais il n’est pas tactile. L’effort en story-points c’est pareil, on parle de choses immatérielles que l’on ne peut pas bien peser avec sa main. Utilisons donc un moyen pour que les équipiers puissent s’y retrouver, pour qu’ils puissent toucher l’effort commun !

2. Construisons une conscience collective via un jeu !

En effet, le succès dans un groupe est addictif. C’est comme dans un sport collectif, si on gagne, nous sommes tous contents de pouvoir en faire partie. Et on en veut plus, on veut allez plus loin, trouver une autre limite à dépasser, pour voir ce qu’il y a en nous. C’est cet esprit de progression collective que l’on veut initier ici. Et ce n’est pas pour rien que le Scrum s’appelle Scrum, le terme emprunté au rugby… Osons donc jouer, même au boulot ! Un petit jeu collaboratif en arrière-plan du travail et qui promeut les valeurs de construction et d’agilité sera bien apprécié, même par votre hiérarchie (si, si, essayez !).

3. Célébrons les petites victoires (une par une) !

La finalisation d’une story techniquement compliquée est une petite victoire en soi, pourquoi ne pas le célébrer ? Ceci pourrait augmenter le moral des équipiers et ça se propagera, un peu comme les « Likes » de Facebook, l’application directe de la Boucle de Rétroaction de Validation Sociale.

Le principe : burn-up / burn-down, deux faces de la même pièce ?

Prenons un grand récipient (70-100 cm) transparent et plutôt chic, idéalement un vase. Chaque fois que l’équipe finira quelque chose, on ajoutera dans le récipient un témoin – une gemme de récompense – telle qu’une pierre précieuse qui s’ajoute au trésor collectif de l’équipe.

Pour un story-point, une balle de golf est très convenable, elle pèse son poids et représente donc bien un petit incrément de valeur. Si on a finalisé 3 points, 3 balles de golf partent dans le bocal. Simple, basique.
Pour les partisans des Burn-downs explicites, vous pouvez visualiser l’engagement de l’équipe du début du sprint par une pile de story-points, sur un plateau d’œufs comme base, par exemple. Cela permet d’entasser les balles en forme de petite pyramide. Le burn-down et le burn-up deviennent alors une seule et même chose, la mesure du progrès de l’engagement initial. On voit la charge restante à faire mais également les incréments de ce que l’on a déjà finalisé.

Au fur et à mesure des sprints, l’équipe va « toucher » ses story-points. La charge du début du sprint, mise en tas à côté d’un bocal encore vide, permet à l’équipe de mieux voir le volume physique de la vélocité estimée.

Ne nous cachons pas, la technique de « remplir un bocal » est très proche de l’idée qui est présentée dans la vidéo « A Valuable Lesson For A Happier Life« , mais nous, nous n’avons pas de bière à la fin (en tous cas, pas dans le bocal)… La vidéo est à regarder et potentiellement à utiliser auprès de votre équipe pour appuyer le jeu.

Plus de gemmes, plus de fun !

Très rapidement, vous allez voir qu’il est intéressant pour l’équipe de pouvoir marquer autre chose dans le bocal que les story-points uniquement. Les bugs notamment – dans la plupart des équipes, ils n’ont pas d’estimation, pourtant, ils pèsent et sont souvent très lourds dans un sprint. D’une autre part, comment différencier les stories techniques et les user-stories ? Et les livraisons ? Et comment matérialiser les ressentis ?

How-To : Comment introduire tout ça à l’équipe ?

Au début du sprint, idéalement à la fin du premier Daily. Si vous avez peur de faire déborder le Daily, vous pouvez aborder le sujet déjà en avance, à la rétrospective. L’équipe doit accepter à l’unanimité. Sinon, pas de jeu. Comment introduire exactement ? Apportez une grande boîte en carton en disant:

J’ai une surprise pour vous…. (5 secondes de vide) … c’est un jeu collaboratif. Il faut que vous décidiez en équipe si vous voulez y jouer ou pas. En revanche, c’est un jeu d’équipe : on y joue tous, ou on n’y joue pas.

En général, l’équipe est curieuse. Expliquez alors les règles et demandez une décision du groupe à l’unanimité à la fin.

Le principe est de jouer tous à la visualisation de notre sprint. Voici le sprint (vous sortez le grand bocal en verre). L’objectif est de remplir le sprint et voir ce qui se passe au fur et à mesure des jours. À la fin, le bocal sera rempli.

Alors, avec quoi on peut le remplir ?

Dans un sprint, on a des story-points. Ce sont des valeurs sûres, ça pèse, mais comment peut-on visualiser un story-point ? Pourquoi pas une balle de golf (là vous sortez de votre poche une balle de golf) ? C’est petit et bien costaud, comme les story-points difficiles à finaliser…  (vous pouvez faire rebondir la balle sur la table ou au sol, ça fait un bon grand bruit).

Par exemple, quand on finit une story de 3 story-points, vous mettez 3 balles de golf dans le bocal.

À ce moment, vous prenez 3 balles de golf et vous les mettez dans le bocal, de bien haut. Ça fera un grand son de cloche qui va surprendre votre équipe. C’est à ce moment qu’arrive notre célébration de petite victoire.

Voilà, on a achevé une story de 3 SP, célébrons maintenant !

Mais comment visualiser que nous avons des stories ? Car il est intéressant de voir que nous avons eu peu de stories avec beaucoup de story-points ou l’inverse. Alors, pour chaque story finie, nous allons ajouter une balle de tennis (et vous sortez et rajoutez une balle de tennis jaune).

On va faire la même chose pour les bugs – qui chez nous n’ont pas de story-points… Un bug fini : une balle de tennis rouge (là vous sortez une balle de tennis rouge) sera ajoutée dans le bocal.

Et alors, comment matérialiser les livraisons ? C’est bien plus costaud encore : une livraison est un accomplissement, visualisons alors avec une boule de… pétanque ! Mais attention, celle-là, ne la jetez pas !

La dernière catégorie des « Sentiments positifs » est très importante : elle permet d’afficher et de matérialiser les sentiments collectifs, expliquez-la
bien !

Mais dans un sprint on a des choses qui ne sont ni une story, ni un bug, ni un story-point, ni une livraison (5 secondes de vide… là, les collègues vont se poser des questions). De temps un temps, on fait du bon boulot, on travaille bien ensemble, on croque un sujet particulièrement compliqué, visualisons-le ! (Et vous sortez la petite balle de ping-pong). Elle est légère, mais elle mérite d’être ajoutée dans le bocal, qu’en pensez-vous ?

À ce moment, ne ratez pas l’occasion de faire converger l’équipe ensemble vers une adoption par consensus. Idéalement, vous proposez de tout tester pendant 1 sprint et d’en faire une restitution à la fin, à la prochaine rétrospective. D’expérience, aucune des équipes à qui ce jeu a été présenté ne l’a refusé et toutes l’ont reconduit aux sprints suivants.

Et à la fin du sprint ?

Que se passe-t-il avec le bocal plein à la fin du sprint ? On l’utilise comme un accessoire de réussite de l’équipe en entrée de la rétrospective. On arrive aussi à marquer le niveau atteint avec un feutre, un peu comme quand vous mesurer la taille des enfants en croissance sur l’encadrement de votre porte. Est-ce que la prochaine fois on fera mieux ? Les grands accomplissements / jalons marqués par une Jumbo balle font l’occasion d’une célébration semi-solennelle où on se félicite en équipe du travail accompli. Et alors, qui vide le bocal ? En effet, vous n’aurez jamais du mal à trouver quelqu’un qui le transvasera (avec l’aide de 2-3 autres coéquipiers) vers un carton de stockage, créant ainsi un grand remue-ménage dans l’Open Space et au grand bonheur de tous.

Retour d’expérience

• La pollinisation peut se produire : d’autres équipes voudront peut-être essayer, de même que leurs collègues, soyez prêts et embrassez la collaboration !
•  Lors de la permutation des équipiers entre les équipes, l’un d’eux a posé une condition pour sa permutation : « je change l’équipe, mais je prends le bocal à balles avec moi ! »
• La grande balle de tennis qui matérialise un milestone achevé a été très appréciée par l’équipe !
•   Toutes les équipes ne sont prêtes pour ce jeu. Si vous avez une équipe entièrement démotivée, trop individualiste ou séparée fortement par compétence : le jeu peut manquer son objectif et vous n’aurez pas l’adoption du principe souhaitée. À vous d’apprécier si c’est le bon moment pour l’introduire et persister sur la procédure « à la fin de la story on met des balles dans le bocal ».
• Vous aurez toujours quelqu’un qui n’est pas trop emballé par le principe au début, mais qui se laissera entraîner dans le jeu au fur et à mesure par ses collègues.
• Les règles ne sont pas très compliquées (un peu comme les règles des sports anglais, comme le comptage des points en tennis, par exemple). Les gens oublient souvent « quoi exactement mettre à la fin d’une story » : profitez de ce moment pour booster la collaboration –> laissez expliquer les règles par un coéquipier (et pas par vous, le Scrum-Master) et soulignez l’importance par le discours sur l’équipe autonome.
• Si le jeu ne remplit plus le « fun » et devient une contrainte non-souhaitée, n’hésitez pas à le terminer et passez à autre chose.
•  Trop de balles tue le bocal : les équipes ne doivent pas avoir trop de story-points ni de stories dans un sprint. L’idéal est autour de 30-40-50 SP, au-delà, vous maniez beaucoup trop de balles et/ou stories, il vaut mieux ajuster les tailles / types de vos balles / ne pas récompenser les story-points pour ne pas tuer le jeu. Ou d’ajuster la taille du bocal en fonction de la vélocité de votre équipe. À vous d’adapter.
• Il nous est arrivé que l’équipe de ménage enlève le bocal avec une seule pauvre balle de tennis rouge à l’intérieur en tant que déchet. Préparez-vous à cette éventualité et marquez sur le vase un message pour les équipes de ménage « à ne pas recycler »…

Conclusion

Ce petit jeu est une technique de Team-building. Vous allez trouver que même dans les sprints compliqués, l’équipe a bien travaillé et a accompli beaucoup de choses, visualisées et touchées par la manipulation des gemmes. Surtout quand vous avez beaucoup de bugs traités dans un sprint, cette technique les fait ressortir bien visibles. Un sujet pour la rétrospective !

Par extension et si on passe en multi-équipe, on peut imaginer un bocal collaboratif pour une release qui court sur plusieurs sprints et engage plusieurs équipes. Un ajustement de la signification des gemmes est sûrement à prévoir dans ce cas.

À vous de jouer à présent ! N’hésitez pas à essayer et nous donner par la suite votre REx sur cette technique, notamment sur vos adaptations dans le contexte Covid-19 !