À l’occasion du Calendrier de l’Avent, nous souhaitons, au travers de cet article, vous partager un étape importante de 2020 chez Publicis Sapient : la renaissance des Fondations, et la création du concept de Pod.

Introduction

Il était une fois… les Fondations

Les Fondations, ce n’est pas un concept nouveau pour Publicis Sapient. En effet, il a été créé en 2014 à l’époque de Xebia; et vous pouvez d’ailleurs en trouver la trace sur le blog (lecture chaudement recommandée). Il s’agit, en résumé, de “groupes de travail autour d’un pôle technologique”.

Au lancement en 2014, 8 Fondations sont créées, représentant les différentes expertises de Xebia à l’époque :

• Craft
• Front
• Back
• Data
• Cloud
• DevOps
• Agile
• Mobile
• (Une Fondation IoT s’est ajoutée par la suite)

Début 2018, nous prononçons plus ou moins l’arrêt des Fondations devant le constat suivant :

• Ces Fondations sont parfois devenues des « cases » dans lesquelles ranger les Sapients. On se retrouve ainsi à parfois avoir des discussions sans vraiment de sens selon lesquelles on ne pourrait pas être « back » et « front » à la fois. Tout l’inverse de l’ambition des Fondations, qui se voulaient justement complémentaires et non-limitantes.
• La liste était très “figée dans le marbre”, n’évoluant pas avec nous et nos sujets du moment. On se retrouve ainsi avec des débats tels que « La Fondation Data c’est pour les Data Scientists ou les Data Engineers ? ». Débats qui n’ont pas grand intérêt car encore une fois l’idée n’est pas de créer des cases où ranger les personnes.
• L’activité et animation de la majorité de ces Fondations étaient quasiment tombées à zéro début 2018. Cet essoufflement est en partie lié au mélange « partage » et « réalisation » : il était parfois compliqué d’intégrer une Fondation pour simplement apprendre des choses sans se faire embarquer dans des réalisations annexes – ce sont bel et bien de supers initiatives, mais pouvant parfois rebuter les personnes désirant simplement partager autour d’un sujet tech.

Cet arrêt était donc une évolution alors naturelle : quelque chose ne marche pas, on tente d’autres choses !

Constat mi-2020

Suite au premier confinement, nous avons fait, en interne, le constat suivant :

• Chez Publicis Sapient, nous parlons toujours de “Fondations” à demi-mots et certaines survivent encore ou renaissent de leurs cendres, notamment : Front/Web, Mobile, Data, Agile
• Nous avons le sentiment d’une certaine dissolution des communautés tech de Publicis Sapient suite au travail à distance : les échanges se limitent à quelques discussion sur Slack et il n’y a plus d’élan commun sur des sujets pourtant cruciaux. Notre capacité à partager, collaborer et repousser les murs fait partie de notre ADN et de ce qui fait notre succès, il serait dommage que tout cela s’éteigne pour de bon.
• Il n’est pas aisé pour un nouveau Sapient de découvrir les groupes existants et de s’y intégrer, encore moins dans un contexte où nous ne nous voyons que peu en présentiel
• Enfin, la question de la R&D et du temps qui y est alloué est un sujet régulièrement évoqué et sur lequel nous souhaitions tenter une nouvelle approche.

Sur ces constats, nous avons souhaité faire renaître le concept de Fondation. Mais attention : pas seules, et pas de la même manière !

Nous avons en effet souhaité séparer 2 concepts, inspirés des Special Interest Groups et Working Groups de la CNCF :

• Un aspect « communauté de pratiques » avec comme objectif le partage pur et simple
• Un aspect « groupe de travail » avec comme objectif des réalisations concrètes

Ces deux aspects se manifestent désormais sous la forme de deux éléments distincts, respectivement :

• Les Fondations
• Les Pods

Fondations

C’est quoi une Fondation ?

Une Fondation est un groupe de personnes partageant un intérêt commun.
Elle constitue une sorte de “veille commune”.
Ses membres échangent régulièrement.

Chaque Fondation possède un Ambassadeur. Ce rôle peut être tournant.
Les Ambassadeurs participent à certains échanges interne avec la direction technique afin de réfléchir à l’avenir du thème de la Fondation et sur sa situation au sein de Publicis Sapient.

Les Ambassadeurs ont du temps dédié pour organiser leur communauté.
Ils génèrent de l’émulation au sein de la Fondation.
Ils sont garants du rayonnement interne de celle-ci, et de l’embarquement de nouveaux Sapients intéressés.

On pourra également rappeler une partie de l’ambition 2014 des Fondations, toujours valide aujourd’hui :

Les Fondations sont une holarchie, des groupes auto-organisés, au service d’une cause commune. Il semble évident […] que des interactions fortes se dessineront vite. Nous avons pour objectif de créer des pôles d’excellence en interaction constante.

Quelles sont les « specs » d’une Fondation ?

Une Fondation possède et est définie par :

• Un “scope”, avec un double objectif :
  • Savoir à quoi s’attendre pour un nouvel arrivant : de quels sujets la Fondation va-t-elle parler ?
  • Éviter qu’il y ait trop d’overlap entre différentes fondations : il est parfaitement possible d’avoir des Fondations Data, Data Science et Data Engineering qui coexistent, mais si le périmètre de chacune n’est pas clair, alors il est aisé de se retrouver dans une situation où on ne sait pas trop vers quelle fondation s’orienter si on veut en apprendre plus sur un sujet donné. Il en va de même pour Mobile/Android/iOS ou encore Cloud/AWS par exemple.
• Un Ambassadeur. Bien sûr, ce rôle peut-être tournant, si certaines Fondations souhaitent en avoir 2 c’est aussi possible, etc. Bref, rien n’est figé et immuable, mais le fait d’avoir un porte-parole de chaque Fondation nous semble essentiel. Il est bien de le noter : l’Ambassadeur a du temps alloué pour animer la Fondation concernée.
• Des membres, participant potentiellement à plusieurs fondations

La plupart des Fondations ont également un rendez-vous régulier, un channel Slack, et leurs petites habitudes. C’est aux Ambassadeurs de les faire vivre et de concrétiser tout ceci !

Cycle de (vie d’une) Fondation

Une Fondation peut-être à différentes étapes de son existence :

1.  Idée
2. Lancement
3. Alive
4. En pause
5. Disparue

Bien évidemment, rien n’empêche de repasser de “En pause” à “Alive”

Voici comment ces différents “Statuts” se matérialisent dans le cycle de vie d’une Fondation :

1. [ Idée] Avoir envie d’échanger sur un thème
2. Trouver d’autres Sapients intéressés par le même thème et souhaitant partager dessus
3. Définir le scope de la Fondation. Sur quoi on se concentre ? Où est ce qu’on s’arrête ? Évidemment, ce n’est qu’une idée générale et la foudre ne s’abattra sur personne si un sujet hors scope est évoqué…
4. Désigner un Ambassadeur (qui pourra tourner)
5. [Lancement] Annoncer la création de la Fondation sur un des canaux de communication globale à tout Publicis Sapient (channel Slack ou Mailing list) avec : Nom, Ambassadeur, Scope, et premiers Membres, et tout ce qui semble pertinent pour faire la “promo” de la Fondation
6. Planifier un slot Fondation pour celle-ci au prochain KED, qui sera ou non perpétué. L’idée est que chaque Fondation, dès sa création, ait un moment privilégié pour donner envie à d’autres Sapients de la rejoindre, et quoi de mieux que le KED pour ça.
7. [Alive] Vivre
   • Échanger régulièrement
   • Embarquer les nouveaux Sapients intéressés par le sujet
   • Échanger avec les autres Fondations
   • Échanger avec la direction technique lors des moments privilégiés (ou en dehors, les (C)TOs sont à disposition des Fondations)
   • Lancer des initiatives sous la forme de Pods
   • …
8. [En pause] Lorsque l’activité de la Fondation décline, ne pas hésiter à l’annoncer comme « En pause »

Notez que l’annonce de la Fondation est un prérequis à pouvoir dépasser le stade d’idée !

Quelques exemples d’annonce de Fondations :

Liste des Fondations

Les Fondations actuellement actives sont les suivantes :

D’autres Fondations sont au stade d’idée ou sont en train de se lancer : UX/UI, Delivery, Infra/SRE, Back, IoT, Open Source, …

Le rôle d’Ambassadeur

Lors du (re-)lancement des Fondations fin octobre 2020, les Ambassadeurs ont pris le temps de réfléchir à ce que représentait ce rôle, aux responsabilités associées, et à l’objectif vers lequel il devrait idéalement permettre de tendre. Ci-dessous le résumé du consensus qui a été trouvé.

Responsabilités

En tant qu’Ambassadeurs, notre rôle et nos responsabilités sont :

• De rendre notre Fondation attractive, par exemple en l’orientant sur des sujets novateurs/impactants, en en faisant la promotion activement (lors de KED par exemple), en communiquant autant de son activité ou encore en trouvant des petits « cool perks » pour rendre sa vie toujours plus sympa
• De faciliter le lancement de Pods sur les sujets concentrant la passion des membres de la Fondation, en les renseignant au mieux sur le concept de Pod et en les motivant
• D’échanger avec la direction technique, afin de pouvoir orienter la Fondation vers des sujets stratégiques, mais aussi afin d’influer sur ceux-ci en faisant part des intérêts et « sujets chauds » de la Fondation aux (C)TOs notamment lors des moments de rencontre privilégiés avec eux
• De faciliter l’intégration des nouveaux arrivants ayant une appétence et/ou un intérêt particulier envers le sujet de la Fondation
• D’organiser les moments d’échange de la Fondation, en planifiant ceux-ci, en tentant d’innover sur les formats d’échange et de les varier si nécessaire, en communiquant pro-activement sur les sujets qui y sont/seront adressés
• D’intégrer au mieux les fonctions transverses (marketing, recrutement, commerce) dans la dynamique de la Fondation, en les invitant lors de certains échanges, en se rapprochant d’eux activement afin qu’ils soient aussi à jour que possible sur les sujets du moment
• D’organiser des « temps forts » sortant de l’ordinaire pour la Fondation afin de sortir de la routine et de générer une certaine émulation
• De rester en contact et d’échanger avec les autres Ambassadeurs afin de conserver une dynamique commune, de s’améliorer et s’entraider, de faire émerger les sujets cross-Fondations et d’éviter que celles-ci deviennent des silos
• De faire émerger un sentiment d’appartenance, de communauté, afin de fédérer un groupe « core » indispensable à la vie d’une Fondation sur le long terme

Objectifs

Tous ces efforts sont déployés dans l’espoir de faire en sorte que le Fondations permettent :

• De générer toujours plus d’échanges entre différentes expertises
• D’impliquer dès le début les nouveaux arrivants
• De faire vivre entre deux KED notre valeur de partage
• De ne laisser personne sur le bord de la route et que chacun puisse trouver chaussure à son pied sur les sujets qui le passionnent
• De toujours plus rayonner avec fierté en externe sur les sujets qui nous font vibrer, via l’émergence de tech events, de « mois du … », de conférences, de meetups ou d’autres initiatives, et ce afin de continuer de dénicher les missions dont nous rêvons
• De rester à jour techniquement en partageant notre veille individuelle
• De monter en compétence aussi bien sur les sujet que nous maîtrisons déjà que ceux sur lesquels nous sommes plus novices
• De faciliter l’ouverture à d’autres domaines au delà du KED
• De lancer de nouvelles initiatives propres à faire grandir les Sapient telles que de nouvelles formations

Pods

C’est quoi un Pod ?

Un Pod est un groupe relativement restreint de personnes travaillant à un objectif commun.
Il a bien souvent une temporalité limitée.

Il est possible pour un Pod de déstaffer du temps (ne pas aller en mission chez un client) pour son sujet, sous réserve d’approbation de la direction technique et de livrables identifiés.
Plus le sujet est stratégique, plus le temps alloué est susceptible d’être important.

Un Pod possède un Capitaine.
Il est responsable de ces livrables et garant de la fructification de l’investissement de Publicis Sapient.

Les caractéristiques d’un Pod

• Un Capitaine
• Un objectif/livrable concret
• Une date de lancement
• Des membres ne dépassant pas une Pizza team
• Un nombre de jours (“budget”) potentiel

Cycle de vie d’un Pod

1. Avoir une idée
2. Trouver des Sapients qui veulent travailler dessus
3. Se fixer un objectif clair et atteignable
4. Désigner un Capitaine
5. Le Pod prend vie !
6. Si besoin et souhait, allocation de temps dédié
7. Atteindre l’objectif (ou pas, s’il n’y avait pas de temps déstaffé)
8. Petite démo sous une forme ou une autre de l’output du Pod
9. Annoncer le Pod comme Terminated

Quelques détails sur la démarche

Les concepts de Fondation et de Pods ont pour but d’apporter un cadre afin de faciliter la mise en avant des initiatives internes. En accord avec notre ADN, rien de tout cela n’est figé et tout peut évoluer ; chacun de nous n’hésite pas à sortir des sentiers battus lorsque ça lui paraît pertinent, à proposer des changements, à expérimenter, à challenger notre organisation interne. Et bien sûr, rien n’oblige à rentrer dans ce cadre : il est juste là pour faciliter les choses et est un outil comme un autre à disposition des Sapients.

Voici les points que nous avons dû expliciter :

• La plupart des Pods émergeront naturellement des discussions des Fondations, mais il n’y a pas de lien de “parenté” ou équivalent entre Fondations et Pods
• Un Fondation peut tomber en état de “pause” en cas de manque d’activité, et c’est parfaitement OK. Par exemple, il y a 2 ans, une Fondation Scala aurait probablement eu une certaine effervescence, là où aujourd’hui sont activité serait plus limitée.
• Chacun ne doit pas hésiter à lancer des Fondations s’il ne trouve pas son bonheur dans celles existantes, en prêtant attention aux différents scopes ! Peut-être que ça a du sens d’avoir une fondation Cloud qui traite des généralités et des sujets cross-cloud, et une Fondation AWS pour ceux désirant se concentrer sur ce provider en particulier. Peut-être pas. Nous expérimentons, et c’est à nous tous Sapient de faire émerger les Fondations qui nous semblent avoir du sens et que l’on souhaiterait voir
• Nous pensons nécessaire la séparation Fondation/Pod
  afin de ne pas “effrayer/fatiguer” les Sapient simplement curieux ou désireux d’apprendre des choses par rapport au thème en question. Exemple concret : mes délires, c’est l’infra, l’automatisation et les choses low level côté back. Pour autant, j’aimerais bien de temps en temps pouvoir apprendre des choses et rester à jour sur le Front. Les KED sont déjà un moyen fantastique pour ça ! Mais pourquoi pas squatter quelques rencontres de la Fondation Web ? Pour autant, je n’ai ni l’envie, ni le temps ni la légitimité pour m’embarquer dans un Tech Trends Front ou dans l’écriture d’un article de référence sur les différents frameworks. La séparation entre Fondation et Pod devrait permettre de faciliter cela.

Conclusion

Cela fait maintenant 3 mois que ces concepts de Fondation et de Pod ont été lancés.

Jusqu’ici, l’adhésion interne est bonne, et nous vous en parlerons bientôt à nouveau dans le Calendrier de l’Avent en vous parlant des différents temps forts de certaines fondations. Côté Pods, de nombreux projets internes se sont montés et montent progressivement en puissance, favorisant la collaboration hors mission des consultants de Publicis Sapient. Ce sont aussi d’excellents terrains de jeu “green field” pour expérimenter de nouvelles technologies dans un contexte propice et avec des collègues aux compétences variées !

Bref, dans la lignée d’Asimov, nous espérons que ce concept continuera d’évoluer au rythme des contextes, disparaitra pour se recréer sous une autre forme, et que nous pourrons continuer à partager les connaissances en interne de manière toujours plus efficace et sympathique !

Le concept vous intéresse ? Vous trouvez juste ça cool et voulez nous le faire savoir ? Ça ne vous convainc pas ? La section commentaires est à votre disposition, et vous pouvez également écrire à tos-fr <AT> publicissapient.com !