La rétrospective à distance

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils. C’est par cette simple phrase que commence le Manifeste agile. Mais que devient cette assertion dans la situation sanitaire que nous connaissons tous depuis 2020 ?

Le développement du télétravail nous amène inéluctablement à réviser nos pratiques agiles. Finis les échanges informels entre membres d’une équipe, finies les communications en face à face pourtant tellement efficaces, finis les murs de post-its qui servaient de support à bon nombre de nos échanges. Dans ces conditions, peut-on vraiment continuer à travailler selon les valeurs et principes agiles, et en particulier peut-on correctement appliquer les pratiques de Scrum ?

C’est pour répondre à ces questions que nous vous proposons, au travers d’une série d’articles, de revoir l’ensemble les cérémonies de Scrum et de nous interroger sur les meilleures façons de faire pour en garder l’essence même, tout en étant à distance.

Que vous soyez jeune Scrum Master ou confirmé – nouvelle équipe ou en recherche de nouveauté, vous trouverez ici des pistes et idées d’améliorations. N’hésitez pas à adapter nos conseils à votre cadre, à tester et adapter votre fonctionnement !

Dis-moi, déjà, pourquoi fait-on une rétrospective ?

C’est en répondant à la question “Pourquoi une équipe scrum fait-elle des rétrospectives ?” que l’on pourra correctement l’adapter au contexte du télétravail et téléprésence. Inutile de rappeler qu’une rétrospective fait partie du temps de travail des collaborateurs, ce n’est pas “une réunion agile en plus” et qui les empêche de travailler, c’est un moment privilégié pour l’équipe pour pouvoir se poser, réfléchir et s’améliorer.

On peut identifier trois raisons principales :

• Le moment d’échange et de partage qui permet de faire la catharsis collective des tensions liées aux interactions professionnelles (la “levée de soupape”) dans un cadre de sécurité psychologique mis à disposition par l’entreprise.
• La démarche Inspect & Adapt. Dans une optique d’amélioration continue systémique et idéalement lors de chaque rétrospective, on veut trouver notre Kaizen, une action d’amélioration choisie collectivement et actionnable dans la prochaine itération.
• L’approche Test & Learn. Le fait de tester, d’apprendre, d’itérer et de positionner l’humain au centre de tout l’effort est primordial pour l’implémentation de l’agilité dans votre entreprise. La rétrospective est un excellent moyen pour appliquer cela sur le fonctionnement interne de votre équipe. On reconnaît bien le pattern du cycle PDCA, appliqué ici à la vie de l’équipe.

OK, en deux mots, en quoi c’est différent ?

À distance, on va s’efforcer à traduire les trois raisons listées ci-dessus dans un format de rétrospective numérique. Les principes restent les mêmes, c’est “juste” la forme qui change. Mais comme la forme influe sur le résultat final, faisons attention à ces deux points cruciaux :

• Un atelier à distance, ça prend du temps et de l’énergie ! Les interactions ne sont pas de même nature, les discussions parallèles disparaissent lors d’une visioconférence. Les participants retombent souvent dans la posture “je regarde la télévision et je suis là sans être là”. Les éveiller, les accrocher et les tenir actifs, ça prend de l’énergie à chaque participant, mais ça prend surtout du temps précieux !
• Il faut de l’entraînement, à la fois pour l’animateur et aux participants, à la fois pour les outils mais aussi pour le déroulé. Si vous découvrez les outils ou un nouveau format en séance, prévoyez un petit entraînement pour commencer et pour s’assurer que tout le monde est bien avec vous, n’a pas des problèmes de connexion WiFi, d’accès aux outils ou de compréhension sur ce qui va se passer et comment. Tout le monde doit aussi savoir activer et désactiver la caméra, le micro, lever la main et voter si votre outil le permet.

Comment alors faciliter une rétrospective à distance ?

Fini l’arrivée les mains dans les poches et son sac à l’épaule avec une pile de post-its, une tonne de feutres et des smileys dessinés à la va-vite. Une rétrospective à distance laisse peu de place à l’improvisation et nécessite un minimum de préparation :

• Choisir le bon format de rétrospective. Que ce soit une rétrospective en présentiel ou à distance, le choix du format est le maître mot. Celui-ci doit être sélectionné en fonction du contexte de l’équipe et du sujet que le facilitateur souhaite faire travailler. A distance, il vaut mieux commencer par un format classique et simple, autoporteur et adapté à la distance. Les formats qui nécessitent d’échanger des post-its, de dessiner… sont fortement déconseillés !
• Choisir un outil numérique et adapté. L’outil doit être sélectionné selon le format retenu et adapté aux participants : les habitudes à l’outil, la facilité (ou pas) avec les outils numériques…
• Disposer d’un tableau collaboratif prêt à l’emploi, propre et clair avec l’agenda et le timing affiché à la vue de tous, les instructions où les participants peuvent s’y référer…

Nous connaissons sûrement tous déjà les 5 étapes d’une rétrospective introduites dans le livre Agile Retrospectives – Making Good Teams Great d’Esther Derby et Diana Larsen (sinon, lisez vite ce livre !). À distance, la vigilance de l’animateur est primordiale et un chronomètre ne sera jamais très loin.

• Définir un plan et un timing. Il faut planifier et cadencer le rythme. Gardez quelques minutes en réserve pour absorber les imprévus, plus que ce que vous aurez prévu en présentiel.
• Avoir la vidéo activée pour un contact visuel. En rétrospective, plus que dans toute autre réunion, l’équipe doit se sentir à l’aise pour activer sa webcam. Le langage non-verbal et les expressions du visage permettent d’ouvrir la communication un peu plus mais aussi d’indiquer à l’animateur si les participants sont toujours attentifs.

• Trop d’animation tue l’animation. Une animation simple des plus basiques voire triviales est le choix gagnant mais demande une communication précise et directive. Ici, plus qu’ailleurs “le mieux est l’ennemi du bien”.
• Utiliser des signaux visuels. “Je lève la main” pour montrer aux autres participants que vous avez quelque chose à dire, sans couper la parole de celui qui est actuellement au micro.
• Masquer ou non les post-its ? Si l’outil ne le permet pas, n’oubliez pas que vous avez des tableaux blancs numériques infinis et que chacun peut préparer ses post-its dans son coin (littéralement) avant de les présenter aux autres…

Comment savoir qu’une rétrospective à distance est un succès ?

Vous avez expérimenté votre première rétrospective à distance… Comment reconnaître que vous avez réussi l’animation de votre rétrospective ?

• Un environnement détendu et bienveillant. Chaque participant se sent libre de partager tout en conservant un esprit critique.
• L’attention et la collaboration des participants. Ils sont restés actifs, attentifs, acteurs et non spectateurs durant la séance.
• La parole est partagée. La parole n’est pas un monologue ou entre 2 ou 3 participants uniquement.
• Une Kaizen a été identifiée et le temps respecté.

Et pour aller plus loin ?

Et si au final, après cette mise en place forcée due au confinement Covid-19, une rétrospective à distance était devenue un des choix que l’on pourrait intégrer de manière standard à nos outils d’animation ? On peut énumérer quand même un certain nombre d’avantages d’une rétrospective numérique par rapport à une rétrospective physique :

• La logistique des salles / localisation ou déplacement des personnes n’est plus un problème.
• L’organisation des ateliers avec 10+ personnes est possible et devenue beaucoup plus simple à organiser. Par exemple, la rétrospective de 2 équipes, brainstormings, Inspect & Adapt de SAFe…
• Une connexion quasi-instantanée : se connecter tous rapidement, se répartir en sous-salles de discussions (et pouvoir d’en revenir quasi-immédiatement et automatiquement).
• Plus besoin de décoller les post-its… :-)

En bonus :

• Un REX d’une rétrospective à distance,
• Avez-vous pensé à sortir des chemins battus ? Imaginez-vous faire votre rétrospective dans un monde à la Jurassic Park ?