La sprint review à distance

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils. C’est par cette simple phrase que commence le Manifeste agile. Mais que devient cette assertion dans la situation sanitaire que nous connaissons tous depuis 2020 et qui continue en 2021 ?

Le développement du télétravail nous amène inéluctablement à réviser nos pratiques agiles. Finis les échanges informels entre membres d’une équipe, finies les communications en face à face pourtant tellement efficaces, finis les murs de post-its qui servaient de support à bon nombre de nos échanges. Dans ces conditions, peut-on vraiment continuer à travailler selon les valeurs et principes agiles, et en particulier peut-on correctement appliquer les pratiques de Scrum ?

C’est pour répondre à ces questions que nous vous proposons, au travers d’une série d’articles, de revoir l’ensemble les cérémonies de Scrum et de nous interroger sur les meilleures façons de faire pour en garder l’essence même, tout en étant à distance.

Que vous soyez jeune Scrum Master ou confirmé – nouvelle équipe ou en recherche de nouveauté, vous trouverez ici des pistes et des idées d’améliorations. N’hésitez pas à adapter nos conseils à votre cadre, à tester et adapter votre fonctionnement !

La sprint review, pourquoi ?

C’est en répondant à la question “Pourquoi une équipe Scrum fait-elle des revues de sprint ?” et en réfléchissant aux origines de cette pratique que l’on pourra correctement l’adapter aux changements de contexte induits par le télétravail.

La sprint review, c’est la culture de la transparence entre l’équipe Scrum et les parties prenantes. C’est montrer qu’on avance et comment on avance. On fait le bilan de notre sprint passé avec les personnes intéressées par notre activité.

C’est aussi la culture de l’amélioration continue, l’objectif est d’engager la discussion avec les parties prenantes pour obtenir les informations pertinentes sur ce qui a été développé sur le dernier sprint afin d’adapter le backlog et maximiser la valeur du produit dans les prochains incréments.

On peut identifier trois raisons principales :

1. Cadencer l’intégration de l’incrément produit potentiellement publiable en production à travers l’inspection de ce dernier avec les représentants métier
2. Récupérer les avis constructifs des utilisateurs et/ou des clients finaux et ainsi éviter l’effet tunnel suite à la démonstration des fonctionnalités qui ont été développées pendant le sprint. Les retours utilisateurs font partie intégrante de la culture agile
3. Adapter le backlog produit selon les retours récupérés

→ En ce qui concerne l’outillage, découvrez les indispensables dans notre article Pépite – Kit de Survie en Travail à Distance.

Et la sprint review, à distance, ça change quoi concrètement ?

La principale évolution est que nous ne sommes plus limités par le nombre de places dans la salle, nous n’avons plus besoin de nous déplacer. Nous pouvons inviter plus de monde : dans notre cas, nous avons triplé le nombre de participants actifs (nous sommes passés de 20 à 60 personnes) et nous ne mettons aucune limite donc nous espérons que le nombre de participants et de retours constructifs continuent à grandir.

La seconde évolution majeure est la préparation de la sprint review qui demande un soin particulier afin de garder l’attention des participants pour ensuite engendrer des sessions d’échanges permettant de maximiser la valeur de l’incrément produit.

Puisque c’est devenu possible, pour ceux qui ont du mal à avoir un contact avec les utilisateurs finaux, pourquoi ne pas aller au-delà des parties prenantes et les inviter aux sprints review ?

Comment organiser une sprint review à distance ?

Pour retrouver de l’engouement dans les réunions, il faut proposer du ludique, de l’image pour avoir des éléments attractifs qui parlent directement. Le texte a le risque d’endormir l’audience alors que des images vont attirer l’oeil et laisser le cerveau interpréter ce qu’il voit. Ce qui change vraiment par rapport au présentiel, face à autant de monde et à distance, sans voir, ni percevoir le public, c’est la nécessité de faire évoluer la présentation. Pour optimiser le déroulé, les codes de conférence en ligne sont de rigueur.

En voici quelques règles pratiques que vous pouvez adopter ou adapter :

• Rappel de l’objectif, du pourquoi on est là, qui doit être présent et dans quel objectif… (pour éviter les incompréhensions)
• Micro priés d’être coupés pour tout le monde sauf le présentateur
• Maître d’évènement (le PO ou le SM) est explicitement désigné au début (pour ne pas avoir de doute sur qui mène l’évènement). Pensez à définir un binôme en réserve en cas de problèmes techniques (déconnexion du Maître d’évènement…)
• Les commentaires/questions sont posées dans le chat de l’outil de visioconférence
• Les questions/remarques sont faites en commentaires et répondues sur des moments dédiés (après chaque sujet par exemple)
• Une démo fluide est une démo préparée

Exemple de plan de review :

• Introduction : bilan du sprint le Maître d’évènement
• Pour chaque sujet :
  • Présentation par le ou les développeurs (quelques minutes par sujet)
  • Réponse aux questions posées dans le chat par les développeurs et le PO.
• Bilan de la démo : présentation des prochaines étapes

N’hésitez pas à enregistrer vos démos, elles pourront être diffusées en différé aux personnes qui ne pouvaient pas présentes !  Mais attention, l’objectif original est d’avoir quand même tout le monde à la même conférence et en même temps pour pouvoir interagir avec eux. Disons le clairement, avec les vidéos, on facilitera la vie et on donnera la visibilité et de la communication à de ceux qui ne pouvaient pas être présent (cause congés, empêchement…). Mais il ne faut surtout pas que ça soit perçu comme des “comptes-rendus” vidéo, on se tromperait de la finalité.

Comment recueillir des feedbacks ?

La sprint review n’est pas qu’une simple démo où nous montrons uniquement ce qui a été développé pendant le sprint et de surtout d’obtenir un maximum de retours constructifs des participants sur le travail réalisé.

C’est pourquoi votre présentation doit contenir des moments de réaction à chaud avec une séance classique de questions / réponses. A distance, l’exercice peut être plus limité en temps et est plus difficile à recueillir. Pour cela, il peut être intéressant de recueillir ces feedbacks pour être traité à postériori :

• Créer un formulaire Forms classique avec une analyse poussée de ces retours
• Faire un quiz interactif à la Kahoot,
• Écrire des post-its sur des tableaux collaboratifs.

Et pour aller plus loin, si on faisait de la Science-fiction ?

Nouvelles façons de travailler à distance, cela donne la possibilité de pouvoir innover, voire d’inventer nos méthodes de présentation et de communication du futur. Dans certains cas, cela peut s’approcher de la Sci-Fi, mais toutes les nouvelles choses commencent souvent par une certaine rupture avec la routine quotidienne, par une sortie des chemins battus. Les visions d’un monde futuriste de Sci-Fi, ça commence d’abord en tant qu’idées de rupture culturelles que l’on pense au début difficile à emmener à notre vie réelle. Mais si on ne voit pas cette vision du futur artistique et innovante, comment alors on pourrait l’inventer, présenter et tester au sein des équipes ? Juste par curiosité : en 2019, qui aurait cru de voir les équipes Scrum 100 % à distance sous Zoom ou Teams quand on préfère les interactions « face-à-face » ? Et en 2020, tout a changé…. Peut-on aller plus loin encore ?

• Imaginez-vous de faire vos sprint reviews en réalité augmentée et en réalité virtuelle avec un casque 3D : :) ?
• Ou de faire vos sketchs UX ou les plans d’architecture en Minecraft (comme dans l’offre d’emploi de l’entreprise Whatshed Becoming a virtual landscape gardener in Minecraft!) ?
• Et carrément d’apporter à vos équipes les meetings interactifs en 3D avec des avatars « à la Second Life » ? Connaissez-vous n/ ?

Le futur n’est peut-être pas aussi loin que ce que l’on croit… Quelles autres innovations seriez-vous prêts à apporter à vos sprint reviews afin de devenir des Maîtres Yoda de l’interaction à distance ? Ceux qui ont des esprits aiguisés pour critiquer objectivement l’incrément du produit de façon collaborative (à distance) ? Ceux qui, tout en regardant l’existant, peuvent entrevoir de nouvelles idées et du nouveaux qui s’offre à nous (à distance) ? Ceux qui savent être à l’écoute des autres coéquipiers, cela afin d’ajuster la roadmap du produit (à distance) ? N’est-ce également inclus dans les objectifs d’une sprint review, tel que nous l’avons présenté au début ?