Le management visuel est une pratique bien ancrée au sein de la majorité des équipes agiles aguerries. Que ce soit des équipes Scrum ou des équipes Kanban, il constitue un artefact central dont l’utilisation peut être poussée très loin pour apporter un maximum de bénéfices. Cela étant, parfois vous pouvez être challengés sur l’intérêt de la chose, notamment dans des environnements où son utilisation n’est pas du tout courante. Il faut alors convaincre. Cet article vous propose un florilège d’arguments pour pousser le management visuel. La liste n’est bien sûr pas exhaustive, des personnes pourraient aller plus loin dans les concepts… Pour ma part, je me satisfais de cette liste, qui parle au plus grand nombre. C’est parti pour 11 arguments…
MANAGEMENT visuel
Comme son nom l’indique, c’est un outil de management. Un bon radiateur d’informations doit permettre au management de constater l’état de santé du projet. L’activité de l’équipe est en temps réel, ou avec une très courte latence. Les obstacles doivent apparaître clairement. Le manager de l’équipe, s’il en fait l’effort, peut intervenir au plus tôt si cela s’avère nécessaire. Cela peut être une forme de couverture au risque : si la remontée d’alerte ne se fait pas par l’équipe, elle peut être à l’initiative du manager qui s’appuie sur le management visuel. Le manager peut challenger l’équipe. Il peut les inciter, par exemple, à être vigilant sur leurs annonces de planning.
Regarder un management visuel ne prend pas plus de 10 minutes, et le bénéfice peut se traduire en capacité d’action. Regarder un mur est bien souvent plus facile que naviguer sur un outil électronique. C’est aussi un support : pourquoi ne pas l’utiliser comme tel pour mener ses comités de suivi projet ou de gouvernance ?
Créer SON management visuel, c’est facile
Un mur, des post-its, du scotch est le matériel nécessaire et suffisant pour monter le management visuel le plus pertinent pour chaque équipe. Bien entendu, tous les boards auront des points communs. Mais il n’existe pas d’outil électronique qui permette de créer le board, radiateur d’informations ou l’Obeya qui sera le plus efficace pour votre équipe. Nous ne nous limitons pas à la visualisation d’un processus de développement : cela peut être enrichi des maquettes d’écrans de l’application développée, d’une matrice d’Eisenhower pour gérer des obstacles, des indicateurs qui sont les plus pertinents pour l’équipe donnée, des règles de passage ou Definition of Done… Le management visuel physique est le seul qui permette une vue globale et centrale de l’état du système Kanban et du projet/produit associé. Si vous voulez consulter un bon support sur la construction d’une Obeya, vous pouvez aller voir cette présentation de Laurent Morrisseau.
Flexibilité, évolutivité
Un management visuel est un artefact vivant. À ce titre, le processus matérialisé doit être le reflet réel de l’activité de l’équipe. Comme le flux d’activités est émergent, le board doit être facile à mettre à jour. Les outils électroniques ne permettent bien souvent pas une flexibilité équivalente à ce que propose la version réelle : il est très simple d’ajouter/retirer des colonnes, des lignes de nage, de changer le nom des colonnes et cela sans dommage collatéral.
Rassembler au maximum les personnes
Le management visuel est le point de rencontre privilégié pour les équipiers. Il permet de les rassembler pour le daily. Pour (r)établir un véritable esprit d’équipe et une culture du travail collaboratif, les outils électroniques sont le meilleur moyen de rater la cible.
Une aide pour s’astreindre à limiter le travail en cours
Ce n’est pas l’argument qui vient en premier à l’esprit, mais un mur a des limites physiques. C’est aussi une arme de dissuasion à trop charger une colonne, et donc rentrer bon an mal an dans le respect de la limite de l’en-cours, si vous faites du Kanban.
Visibilité, disponibilité
Le management visuel de l’équipe doit être à la vue de celle-ci. Il doit suffire de lever ou de tourner la tête pour le voir. N’importe quelle partie prenante du projet doit être en mesure de constater où l’on en est, au jour le jour. Sur ce point, les outils électroniques sont au même niveau, à un détail près : un mur ne plante pas :-)
Engagement et pédagogie
Monter le management visuel est bien souvent un moment ludique pour l’équipe. S’appliquer à faire un BEAU board sort les personnes de leur quotidien et fait partie intégrante d’une transformation agile. Pour embarquer les équipiers et leur faire comprendre le chemin qui est pris, cela permet que chacun consacre le temps qu’il faut pour regarder et analyser le premier flux d’activités qui est mis en place.
L’importance de la mise à jour physique
La mise à jour physique permet à toutes les parties prenantes de se rendre compte de l’avancée du travail. Cela est beaucoup plus silencieux via les outils électroniques. Le déplacement des cartes de la gauche vers la droite permet souvent aux équipiers de constater l’avancement du travail ou, au contraire, prendre conscience qu’il est laborieux. Regarder les ‘masses’ de post-its permet d’un coup d’œil de voir les goulets d’étranglements comme les situations de famine.
C’est également un bon moyen de se préparer au daily meeting, de donner à tous les clefs pour en suivre correctement le déroulement et faire en sorte qu’il soit efficace.
La bonne priorisation du travail à faire
Il est très facile de changer la priorité des cartes de travail sur le mur : il suffit de changer l’ordre horizontal des post-its. C’est parfois plus laborieux sur certains outils électroniques…
Transparence
Le management visuel est la première étape vers une posture de transparence. Un beau management visuel est un support de communication pour toutes les personnes qui passent devant, et peut aussi à ce titre être un vecteur de curiosité, voire de viralité.
Une invitation à la prise de recul
Une autre force du management visuel physique est de prendre du recul et de regarder RÉELLEMENT l’état du système.
Et vous, comment ‘vendez-vous’ un management visuel ?